Kniha jázd očami účtovníka: ako obslúžiť desať klientov bez chaosu
Kniha jázd je pre účtovníka práca, ktorá prichádza vždy naraz a vždy neskoro. Klient pošle tabuľku pár dní pred podaním, chýbajú v nej účely a nikto si už nepamätá, kam sa v marci jazdilo.
Problém nie je spracovanie, ale čakanie
Samotné spracovanie knihy jázd je rutina. Drahé je to, že sa začne až vtedy, keď klient dodá podklady — a chyby sa zisťujú v momente, keď ich už nikto nevie vysvetliť.
Čo skontrolovať pred uzávierkou
- Majú všetky firemné jazdy uvedený účel?
- Nadväzujú kilometre medzi jazdami?
- Sedí stav tachometra so súčtom jázd?
- Nie sú na vozidlách so 100 % odpočtom súkromné jazdy?
- Neprekrývajú sa jazdy toho istého vozidla?
Všetkých päť sa dá overiť strojovo. Ak to robíte očami, robíte prácu, ktorú má robiť softvér.
Jeden účet, viac firiem
Vo Flotiliu patrí účtovník do viacerých firiem naraz a prepína ich bez odhlásenia. Na jednej obrazovke vidí, ktorý klient má obdobie uzavreté, kde ešte niečo chýba a koľko toho je — takže vie, komu zavolať, ešte pred termínom.
Uzávierka, ku ktorej sa dá vrátiť
Uzavretím obdobia sa jazdy zamknú a spočíta sa kontrolný odtlačok. Ak sa neskôr ukáže, že treba niečo opraviť, obdobie sa dá znovu otvoriť — vždy len s uvedením dôvodu, ktorý ostane v histórii. Pri prípadnej kontrole je tak dohľadateľné, čo sa menilo a prečo.